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電話會議與參加面對面會議其實沒有什么不同的。無論您是參加會議還是做演示，您都必須做好準備。以下是一些最佳實踐和禮儀提示，可確保主持人和參與者獲得順暢而高效的電話會議體驗。
1、確保您的設備正常工作
提前測試您的會議設備，例如網絡攝像頭、揚聲器和麥克風，以確保它們在通話期間正常工作。如果您使用視頻會議軟件，請檢查軟件更新，以避免在會議開始時收到下載提示。對于主持人或演示者，重要文件和屏幕共享工具應該是可訪問的。
2、使用專業(yè)背景
整理您的工作空間，并消除網絡攝像頭范圍內的所有視覺干擾。如果您沒有時間清理，請使用模糊功能或視頻會議提供商預裝的虛擬背景。如果您的空間光線不足，請購買照明產品。
3、管理背景噪音
在家中或辦公室中尋找一個私密空間，避免在通話過程中造成干擾。如果干擾不可避免，請使用麥克風、耳機和會議應用程序上的噪音抑制功能來提高音頻質量。如果您不說話或處于嘈雜的環(huán)境中，將自己靜音也是很好的做法。
4、記錄會議
錄制您的電話會議，節(jié)省記筆記的時間和精力，并為無法參加會議的隊友記錄討論內容。視頻會議提供商使用智能功能以會議摘要、行動項目和關鍵字的形式提供會議見解。
5、利用會議參與功能
使用服務提供商提供的交互式會議工具來增強參與者的參與度。屏幕共享是演示或培訓的一項寶貴功能，而實時轉錄可將整個會議對話轉換為書面文本文檔。使用白板和共同注釋功能與團隊集思廣益并協(xié)作。
6、遵守適當?shù)臅h禮儀
視頻會議統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，幾乎 90% 的員工在視頻通話期間會同時處理多項任務。電話會議禮儀與辦公室互動同樣重要。即使所有參與者不在同一個房間，這也能讓每個人都留下良好的印象并保持一定的專業(yè)水平。
參加商務電話會議時，請考慮以下注意事項：穿著適合辦公室的服裝； 嚴格遵守會議議程； 尊重商定的會議時長； 提前提供與會議相關的信息； 注意非語言暗示； 永遠不要同時做多項任務，即使別人看不到你； 不要打斷其他參與者的談話；
7、投資電話會議軟件
適合您企業(yè)的電話會議解決方案將取決于您的預算和功能需求。理想情況下，電話會議提供商的服務水平協(xié)議 (SLA)應至少為 99.999%。這樣，掉線的可能性幾乎為零。尋找在其套餐中提供高清語音的提供商，以確保電話會議期間的最佳語音質量。
